Liquidität im Griff

Sie haben sich als Grafiker selbständig gemacht und haben Ihren ersten Auftrag in der Tasche: 1.200 € für ein Firmenlogo, wow! Doch bevor Sie dieses Geld - das Sie ja noch gar nicht haben - mehr oder weniger sinnvoll (Mac oder Schreibtisch?) auf den Kopf hauen, sollten Sie sich eines klar machen: Dieses Geld muss Ihre Ausgaben für den übernächsten Monat decken. Ja, für den übernächsten. Nicht für diesen, nicht für den nächsten, sondern für den übernächsten. Doch darauf komme ich gleich noch zurück.

In der Euphorie, die die ersten bezahlten Aufträge mit sich bringen, übersehen viele NeuunternehmerInnen allzu leicht, dass Umsatz kein Gewinn ist und Gewinn nicht automatisch Geld in der Kasse oder auf dem Konto ist. Im Umgang mit Geld müssen NeuunternehmerInnen ganz schnell lernen, dass Liquidität das Allerwichtigste ist und dass sie Ihre Liquidität ständig überwachen müssen.

Was ist Liquidität? Im BWL-Jargon:

Liquidität ist Ihre Fähigkeit, Ihre Rechnungen jederzeit und uneingeschränkt bezahlen zu können.

Um beim Beispiel zu bleiben: Um den Mac kaufen zu können, müssen Sie den Zaster jetzt auf dem Konto haben, und nicht erst in drei Monaten. Und zwar in vollem Umfang. Schade, das Apple MacBook MB467 werden Sie sich also auch in drei Monaten noch nicht leisten können, wenn das Geld von Ihrem Kunden endlich (hoffentlich!) eingetrudelt ist.

Warum Sie Ihre Rechnungen jederzeit uneingeschränkt bezahlen können sollten? Fragen Sie mal jemanden, dem Telefon, Internetzugang, Strom und Wasser abgedreht wurden, weil er das nicht konnte. Äußerst unangenehm das alles. Eine Lernerfahrung, auf die man gerne verzichten kann.

Als Unternehmer müssen Sie im Umgang mit Geld vor allem mit Adleraugen Ihre Liquidität überwachen. Dabei ist es mit einem Blick auf Ihren momentanen Kontostand leider nicht getan. Es nützt gar nichts, wenn Sie heute endlich die 1.400 € auf dem Konto haben und damit Ihren heiß ersehnten Mac kaufen, wenn morgen die Rechnung vom Drucker für die Visitenkarten Ihres Kunden kommen, die der Kunde aber erst zwei bis drei Monate später bezahlen wird. Die Betonung bei der Liquidität liegt nicht nur auf uneingeschränkt, sondern vor allem auch auf jederzeit! Um Ihre Liquidität im Griff zu haben, hilft Ihnen entweder prophetische Gabe (wann zahlt mein Kunde? Wann kommt die Rechnung vom Drucker?) gepaart mit hervorragendem Gedächtnis (vor einem Jahr habe ich eine Zeitschrift abonniert, die ich jetzt kündigen muss, damit ich in vier Monaten flüssig bleibe, weil mein Kunde sich noch mit der Auftragsvergabe ziert), oder etwas Ordnung und Disziplin.

Die Ordnung schaffen Sie sich mit einer einfachen Tabellenkalkulation. In die Überschriftenzeile der Tabelle kommen zwölf Spalten für die nächsten zwölf Monate. Momentan ist Dezember, also kommt in die erste Spalte der Januar. In die erste Zeile unter der Überschrift kommen die Einnahmen. Wenn Sie heute also den Auftrag bekommen haben, ein Kundenlogo für 1.200 € zu entwickeln, schreiben Sie in die März-Spalte 1.200 € als Einnahme rein.

Warum in die März-Spalte? Ganz einfach: Voller Enthusiasmus fangen Sie mit dem Logo an. Da Sie meinem Rat gefolgt sind (Wie werde ich Unternehmer?) können Sie nur abends, nachts und an den Wochenenden für diesen Kunden arbeiten, da Sie tagsüber ja schon als Angestellter, Schüler, Student oder Rentner mehr als ausgelastet sind. Ausserdem will der Kunde ständig Änderungen haben. Sie werden also erst Ende Januar mit dem Logo fertig und stellen dann Ihre Rechnung. Der Kunde wird diese Rechnung aber, wenn überhaupt, frühestens 30 Tage später zahlen. Anfang März also. Wenn Sie Glück haben. Sehr viel wahrscheinlicher müssen Sie ihm aber Mitte März eine freundliche Zahlungserinnerung schicken, und Anfang April dann eine Mahnung, so dass das Geld wohl doch eher Ende April einläuft. Wenn überhaupt. Mit anderen Worten: Nur wenn Sie den Kunden kennen und wissen, dass er pünktlich zahlt, nur dann schreiben Sie diese 1.200 € in die März-Spalte rein. Wenn Sie den Kunden nicht kennen, dann schreiben Sie lieber 600 € in die Mai-Spalte. Oder noch vorsichtiger: gar nichts, nirgends.

In die dritte Zeile kommen Ihre Ausgaben. Wenn Sie meinem Rat gefolgt sind, steht hier anfangs überall eine saubere, glatte Null. Sie haben keine Kosten, da Sie sich weder einen Dienstwagen, noch ein Büro, noch ein Telefon, noch Visitenkarten leisten. Anfangs zumindest. Doch sobald Sie den ersten Auftrag annehmen, steht da was drin. Und zwar schmerzlicherweise bevor Sie einen Cent Geld für diesen Auftrag bekommen haben. Im Januar müssen Sie Papier und Stifte kaufen, um das Logo zu entwerfen. Sie müssen Ihrem Lebenspartner eine Packung Pralinen kaufen, weil Sie seinen Mac benutzen dürfen. Und das ganze müssen Sie aus der eigenen Tasche zahlen. Sie sollten sich von Anfang an ein Limit setzen, wie viel Sie bereit und fähig sind, aus der eigenen Tasche vorzufinanzieren. In unserem Beispiel sind das vielleicht 20 €, so viel sollte gerade noch machbar sein.

In die vierte Zeile kommt die Differenz aus der zweiten und der dritten Zeile, Einnahmen minus Ausgaben. Diese Zeile heißt auf Neudeutsch Cashflow, auf Deutsch Überschuss.

Der Cashflow definiert sich als positiver, periodisierter Zahlungsmittelüberschuss der wirtschaftlichen Tätigkeit.

Häh? Periodisiert? Ja. Die zeitliche Periode die wir betrachten, ist ein Monat. Innerhalb eines Monats ziehen wir die Ausgaben von den Einnahmen ab. Diese Differenz ist der Zahlungsmittelüberschuss. Er ist periodisiert, d.h. auf eine Zeitperiode bezogen, in diesem Fall auf einen Monat.

Und nun ganz wichtig: Der Cashflow muss immer positiv sein!

Autsch, das ist er aber nicht! In unserem Beispiel beträgt Ihr Cashflow minus 20 €, das was Sie für Stifte, Papier und Pralinen ausgegeben haben. Wenn das jeden Monat so weiter geht, sind Sie schnell pleite! Denn das summiert sich ja: 20 € im Monat sind 240 € im Jahr! Und nochmal 240 € dazu im nächsten, macht zusammen schon einen knappen halben Tausender!

Darum brauchen Sie auch noch eine fünfte Zeile: In dieser Zeile steht der kumulierte Cashflow. Also die Summe aus dem Cashflow des aktuellen Monats und des kumulierten Cashflows des Vormonats. In unserem Beispiel sieht das dann so aus:

So, und nun kommt der wichtigste Satz in diesm Artikel, der mittlerweile auf fast tausend Wörter angewachsen ist:

Machen Sie Ihren Laden dicht, sobald die Zeile mit dem kumulierten Cash Flow unter Ihr vorher festgelegtes Limit fällt!

Doch damit es nicht so weit kommt behalten Sie ja permanent die Cash Flow Zeile im Auge. Sie achten darauf, dass diese Monat für Monat für Monat positiv bleibt. Sollte die doch einmal negativ werden, dann schauen Sie sofort auf die Zeile mit dem kumulierten Cash Flow: Die darf auf keinen Fall das von Ihnen gesetzte Limit unterschreiten. Nie. Niemals nicht.

Die einfachste Weise, den Cash Flow positiv zu halten besteht darin, die Ausgaben zu minimieren, im besten Fall zu eliminieren. Darüber werde ich in späteren Artikeln noch mehr schreiben. Achten Sie ganz besonders darauf, ihre Fixkosten gering zu halten. Das sind Ausgaben, die Monat für Monat anfallen, auch dann, wenn Sie überhaupt keine Aufträge haben: Miete, Telefon, Strom, Wasser, Heizung, Gehalt (was, Sie zahlen sich ein Gehalt? Das können Sie sich doch gar nicht leisten!). Sobald Sie einen Auftrag haben, fallen natürlich Ausgaben an, die Sie nicht vermeiden können, die sogenannten variablen Kosten. In unserem Fall sind das die Ausgaben für Stifte und Papier. Ob Sie die Pralinen zu Fixkosten machen oder variabel halten, müssen Sie selbst entscheiden. Damit Ihre Tabellenkalkulation noch übersichtlicher wird, sollten Sie die Ausgaben in einige wenige Kategorien unterteilen, mindestens aber in Fixkosten und variable Kosten.

So viel also zur Ordnung. Nun zur Disziplin. Auch die ist wichtig, sonst können Sie das Ganze vergessen:

Tragen Sie in Ihr Kalkulationsblatt immer die aktuellen Werte ein! Stifte gekauft? Zu den Ausgaben dazurechnen. Kunde kürzt Rechnung? Die Einnahmen reduzieren.

Wenn Sie bis hierher durchgehalten haben, dürfen Sie sich jetzt auf Ihr Weihnachtsgeschenk von mir freuen: Damit Ihnen das Ordnung halten leicht fällt, habe ich ein Excel Workbook für Sie gebaut. Klicken Sie einfach auf den Screenshot unten.

Das Excel Workbook hat ein Blatt mit der gesamten Liquiditätsübersicht für ein Jahr. Dazu gibt es noch für jeden Monat ein Blatt, in das Sie Ihre Einnahmen und Ausgaben eintragen können. Wenn Sie einen neuen Auftrag reinbekommen, können Sie den schon als Einnahme zwei bis drei Monate später eintragen. Die Fixkosten können Sie schon für das ganze Jahr im voraus auf die einzelnen Tabellenblätter kopieren. Wenn Sie das konsequent, ordentlich und diszipliniert durchhalten, dann können Sie zwei bis drei Monate in die Zukunft schauen. Zumindest was Ihre Liquidität angeht.